8/26/2014

Impactos de la Contabilidad Electrónica

Por Mario Pérez Villeda

Al integrar el requerimiento de la Contabilidad Electrónica que es solicitado por el SAT, estos son los puntos más importantes que se deben de considerar en su proceso de adopción:

Catálogo de Cuentas
Es importante verificar el código agrupador publicado por el SAT, ya que determina las cuentas que deben de ser consideradas para su homologación con el SAT, en donde el primer paso es mapear la información con las cuentas que se tienen de manera interna. 

Si por alguna razón, no se tienen segmentada como lo establece el SAT, es importante empezar a configurar las cuentas para que al final del emisión de la Balanza y de las pólizas se puedan registrar la misma información. Uno de los impactos al no contar con la misma segmentación de las cuentas es que impactará en el proceso de Contabilidad que se tengan en las empresas. 

Si no existen diferencias es este caso, lo entonces su proceso de integración es realizar una lista de equivalencias internas entre sus cuentas y el código aguador del SAT. 

Balanza de Comprobación
Si se tienen las cuentas definidas como lo estableció en el punto anterior, el sistema contable, no tendrá ningún ajuste para realizar la Balanza de Comprobación, que en la partida doble, refleja el estado de resultados del ACTIVO=PASIVO+CAPITAL. 

Pólizas
Este es uno de los factores que más impactos tienen en la Contabilidad Electrónica, debido a que se solicita la información que por esencia se debe de llevar en un proceso contable y es el registrar cada una de las operaciones con su respaldo respectivo como son los documentos fuente (Comprobantes de cada operación)

¿Porque se complica este proceso?
Las pólizas solicitan la información de los ingresos, egresos y diario, que normalmente deben de tener la información de los comprobantes fiscales digitales (CFDI), y para este caso se solicita la información de cada CFDI con los siguientes datos:

  • UUID (Folio Fiscal de la Factura, que emite el SAT)
  • RFC 
  • Importe

Ingresos
Con respecto a las pólizas de ingreso, será la información de las facturas que se emite, si bien este proceso no es nuevo. Muchas compañías no lo integraron en su sistema contable, lo que realizaron en este proceso, fué extraer los datos a un formato plano para ser llevado a un sistema fuera del sistema contable y/o bien se envío a los servicios de un tercero, quienes son los que crearon la factura electrónica. 

Impacto
Este tipo de procesos, es que no se tiene integrado en el sistema contable la información de la cuenta que esta afectando con la relación de los documentos electrónicos. Lo que implica un proceso adicional al generar  las pólizas de ingresos. 

Egresos
La cuenta de egresos puede estar relacionada a diferentes tipos de egresos, como puede ser el pago a proveedores, pago a empleados (nómina), en algunos casos los gastos de viaje (las compañías suelen pagar sobre el comprobante impreso, no solicitan el XML "Original"), y en otros puntos pueden ser los boletos de avión (a partir de Julio las líneas Aéreas deben de expedir un CFDI. o temas de "Caja Chica"

Impacto
Es común encontrar que este tipo de comprobantes están en diferentes sistemas y/o repositorios (PAC, Fuera del Sistema Contable, No esta integrada la Facturación en el Sistema Contable)

Para estas situaciones existen diferentes alternativas que se pueden comenzar a integrar


Solución integrada en el sistema Contable (ERP)
Esta alternativa podrá tomar un poco más de tiempo para su integración ya que se deben de crear un proceso integrar del flujo de la información con el sistema Contable, en donde se integran los comprobantes de emisión y recepción, afectando la cuenta contable correspondiente. 

Emisión
Para lograr este proceso, se debe de integrar en el ERP, la configuración de la emisión del CFDI (Factura, Recibos de Nómina) en donde solo se utilice al PAC para el timbrado de la información, y el resto del proceso se realice en el Sistema Contable, teniendo la referencia de todo el ciclo e integrado el UUID, correspondiente. 

Recepción
Gastos de viaje, Facturas de Proveedores, Caja Chica; se puede integrar un proceso de recepción, validación y notificación del estado del comprobante. Para pasar la primera fase de la integración con el sistema de cuentas por pagar. 

La segunda fase es la integración de las facturas al proceso normal de aprobación que en ocasiones es distinto a cada uno de las facturas. Por ejemplo, con orden de compra, sin orden de compra, de servicios, etcétera; mismo que se integra al sistema contable y con la cuenta de egresos correspondiente. 

Solución en la Nube (Cloud)
Esta es una alternativa que se puede implementar de una manera más rápida, pero al final del día, será una solución que se esta integrando de manera parcial al sistema contable. Los beneficios, dependen en gran parte del alcance del requerimiento y del grado de integración con el sistema contable. 

En algunas compañías que no pueden realizar adecuaciones o modificaciones se puede comenzar a integrar este proceso. 


Solución fuera del ERP 
Esta es una alternativa que se puede implementar de local,del grado de integración con el sistema contable.  En algunas compañías que no pueden realizar adecuaciones o modificaciones se puede comenzar a integrar este proceso que tendrá una doble verificación antes del envío al Buzón Tributario la información.


Solución Temporal 
Otra de las alternativas para solucionar de manera parcial el proceso de las pólizas es realizar un proceso mixto de integración con la información que hoy se proporcione el sistema contable y la extracción de los datos de los comprobantes desde diferentes fuentes de información para relacionarlos con los datos de las pólizas. 

Si requiere de manera puntual una solución para cumplir con la Contabilidad Electrónica. http://www.facturasat.com/contacto.htm

Recomendaciones, para empezar a crear una estrategia de integración de los comprobantes fiscales digitales de su empresa, les recomiendo el Libro "Como Optimizar los procesos de negocio con la Factura Electrónica", disponible en: